Sådan får du mest ud af Microsoft Teams

Sådan får du mest ud af Microsoft Teams: Tips og funktioner til effektivt samarbejde

Microsoft Teams er blevet et af de mest populære værktøjer til samarbejde og kommunikation i virksomheder verden over. Det er en alsidig platform, som understøtter både chat, videoopkald, fildeling og integration med andre Microsoft 365-apps. Teams kan forbedre produktiviteten, styrke teamarbejde og skabe en mere sammenhængende arbejdskultur, men for at få det fulde udbytte er det vigtigt at kende til platformens mange funktioner og muligheder.

Her er en guide til, hvordan du og dit team kan få mest muligt ud af Microsoft Teams ved at bruge funktionerne optimalt og integrere dem i jeres daglige arbejdsrutiner.

1. Brug kanaler til organiseret kommunikation

Teams består af forskellige kanaler, som fungerer som virtuelle rum, hvor teammedlemmer kan dele information og samarbejde om specifikke projekter eller emner. Ved at organisere arbejdet i kanaler kan I holde kommunikationen struktureret og gøre det nemt at finde relevant information.

Opret kanaler til forskellige emner eller projekter: For eksempel kan I have en kanal til projektopdateringer, en til idéudvikling og en til daglig kommunikation.
Brug standard- og private kanaler: En standardkanal er åben for hele teamet, mens en privat kanal kan oprettes for specifikke medlemmer, hvilket er ideelt til følsomme projekter.
Fastgør vigtige kanaler: Fastgør de kanaler, du bruger mest, for hurtigt at kunne tilgå dem.

2. Udforsk chat- og meddelelsesfunktioner

Teams tilbyder flere funktioner til chat og meddelelser, som kan gøre kommunikationen mere præcis og effektiv.

Tag personer med @-mention: Når du nævner en person med “@navn,” modtager de en notifikation og ved, at beskeden er relevant for dem.
Reager på meddelelser: Brug emojis og reaktioner til hurtigt at anerkende eller svare på beskeder uden at skrive en ny besked.
Brug formateringsmuligheder: Teams tilbyder forskellige formateringsmuligheder, så du kan fremhæve vigtig tekst, oprette punktopstillinger eller tilføje links i dine beskeder for at gøre dem mere læsevenlige.

3. Planlæg og hold effektive møder

Teams er et stærkt værktøj til virtuelle møder, og der er flere funktioner, der kan hjælpe jer med at få mest muligt ud af hvert møde.

Brug kalenderen til at planlægge møder: Teams synkroniseres med Outlook-kalenderen, hvilket gør det let at planlægge møder, som passer alle deltageres tidsplan.
Optag møderne: Hvis nogle deltagere ikke kan deltage live, eller hvis I ønsker en optegnelse, kan Teams optage møderne og gemme dem til senere gennemsyn.
Brug skærmdeling og præsentationer: Teams gør det muligt at dele din skærm og præsentere filer, hvilket er nyttigt til projektgennemgang og præsentationer.
Virtuelle baggrunde og sløring: Hvis du arbejder hjemmefra, kan du vælge en virtuel baggrund eller sløre din baggrund, så mødedeltagerne fokuserer på dig i stedet for omgivelserne.

4. Del og samarbejd om filer

Teams integrerer med SharePoint og OneDrive, hvilket betyder, at alle filer, der deles i en kanal eller chat, automatisk gemmes i skyen og er tilgængelige for teamet. Dette gør det let at samarbejde i realtid og sikre, at alle har adgang til den nyeste version af dokumenterne.

Opret, rediger og del filer direkte i Teams: I kan oprette og redigere Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter direkte i Teams, hvilket eliminerer behovet for at skifte mellem programmer.
Brug kommentarer og @-mentions i dokumenter: Gør samarbejdet endnu lettere ved at kommentere direkte i dokumenter og tagge kollegaer for at få deres opmærksomhed på specifikke punkter.
Organiser filerne i mapper: Hold orden i filer ved at bruge mapper og give dem beskrivende navne, så teamet hurtigt kan finde de dokumenter, de har brug for.

5. Integrer tredjepartsværktøjer og apps

Microsoft Teams understøtter integration med en lang række tredjepartsværktøjer, hvilket giver dig mulighed for at samle alle dine arbejdsredskaber på én platform.

Tilføj apps i kanaler: Du kan tilføje apps som Trello, Asana, OneNote og mange flere direkte til Teams-kanaler, hvilket gør det nemt at tilgå dem og holde projektstyringen i én platform.
Brug Microsoft 365 apps: Teams integrerer fuldt ud med Microsoft 365-apps som Planner, OneNote og Power Automate, så du kan automatisere opgaver, oprette to-do-lister og tage noter i realtid.
Brug bots til automatisering: Bots som “Who”-botten kan hjælpe dig med hurtigt at finde information om kolleger, mens Power Automate-botten kan automatisere rutineopgaver.

6. Optimer samarbejdet med værktøjer til opgavestyring

Teams tilbyder flere muligheder for opgavestyring, som kan gøre projektkoordinering mere effektiv. Brug værktøjer som Planner eller opgavestyringsfunktioner i Teams for at holde styr på arbejdsopgaverne.

Planner til team-opgaver: Planner er en del af Microsoft 365 og kan bruges direkte i Teams til at skabe og tildele opgaver, så teammedlemmer har en klar oversigt over deres ansvar.
Personlige opgaver i Teams: Teams har en indbygget opgaveliste, hvor du kan notere dine personlige opgaver og se opgaver fra Planner og To Do i ét samlet overblik.
Brug tags til at organisere opgaver: Med tags kan du organisere opgaver efter emne, prioritet eller deadline, hvilket gør det lettere at finde og følge op på bestemte opgaver.

7. Benyt dig af søge- og filtreringsfunktioner

Når Teams bruges dagligt, kan der hurtigt opstå store mængder information, så det er vigtigt at kunne finde det, du leder efter, hurtigt.

Søg efter personer, filer og beskeder: Øverst i Teams findes en søgelinje, som gør det muligt at finde alt fra personer og filer til specifikke beskeder. Brug søgeord eller filtre for at finde det ønskede indhold.
Brug filtre i samtaler og filer: Filtrér samtaler efter eksempelvis personer eller datoer for hurtigt at finde tidligere diskussioner.
Gem vigtige beskeder: Med funktionen “Gem besked” kan du markere vigtige beskeder, som du ønsker at gemme til senere reference. Det gør det lettere at holde styr på nøgleinformationer i travle samtaletråde.

8. Tilpas dine notifikationer

Teams tilbyder omfattende muligheder for at tilpasse notifikationer, så du kan modtage opdateringer, der er relevante, uden at blive overvældet af information.

Tilpas kanalnotifikationer: For hver kanal kan du vælge, hvilke notifikationer du vil modtage, hvilket hjælper med at reducere støj og sikrer, at du kun får notifikationer om de vigtigste opdateringer.
Brug Fokus-tilstand under møder: Fokus-tilstand kan slå notifikationer fra, når du deltager i møder eller har brug for at arbejde uforstyrret.
Indstil personlige notifikationer: Du kan tilpasse notifikationer baseret på aktivitet, som eksempelvis nævnelser og reaktioner, så du får besked, når nogen direkte interagerer med dig.

9. Brug Breakout Rooms til gruppearbejde

Breakout Rooms er en funktion, som kan være særlig nyttig i store møder eller træningssessioner. Breakout Rooms gør det muligt at opdele mødedeltagere i mindre grupper for at arbejde med opgaver, diskutere emner eller brainstorme idéer, og derefter vende tilbage til hovedmødet for at præsentere resultater.

Planlæg grupper på forhånd: Hvis du kender gruppens sammensætning på forhånd, kan du oprette Breakout Rooms og tildele deltagere før mødet for en smidig opdeling.
Administrér og overvåg grupperne: Som mødearrangør kan du overvåge Breakout Rooms og skifte mellem grupperne for at sikre, at alle er på rette spor.
Lad grupperne præsentere tilbage i hovedmødet: Efter sessionerne kan hver gruppe præsentere deres konklusioner i hovedmødet, hvilket styrker samarbejde og engagement.

10. Udnyt Teams’ sikkerhedsfunktioner

Teams tilbyder avancerede sikkerhedsfunktioner, der beskytter både intern og ekstern kommunikation. Ved at udnytte sikkerhedsfunktionerne kan din virksomhed sikre, at følsomme oplysninger håndteres korrekt.

Brug multifaktorautentifikation (MFA): MFA tilføjer et ekstra lag af sikkerhed ved at kræve to godkendelsesfaktorer for adgang til Teams, hvilket hjælper med at beskytte virksomheden mod uautoriseret adgang.
Definer tilladelser og adgangsbegrænsninger: Du kan kontrollere, hvem der har adgang til hvilke filer og kanaler, og sætte restriktioner for, hvem der kan dele dokumenter eksternt.
Audit logs og compliance: Teams integreres med Microsoft 365-complianceværktøjer, så du kan spore aktivitet og sikre, at Teams bruges i overensstemmelse med virksomhedens sikkerhedspolitikker.

Microsoft Teams er et alsidigt værktøj, som med de rigtige funktioner og værktøjer kan forbedre samarbejde og produktivitet i virksomheden. Ved at implementere ovenstående funktioner og tilpasse Teams til din virksomheds behov, kan du og dine kollegaer skabe en platform, der understøtter en moderne og fleksibel arbejdsplads.